Causas reservadas: el agujero negro del expediente

2La regla de fondo: publicidad con excepciones

El punto de partida es el artículo 9.º del Código Orgánico de Tribunales: los actos de los tribunales son públicos, salvo las excepciones expresamente establecidas por la ley.

Ese "salvo" es el que hace todo el trabajo. La publicidad es la regla y la reserva la excepción, pero la excepción no la inventa el tribunal por conveniencia: tiene que estar establecida por la ley, o bien fundarse en una facultad que la ley le entregue al juez. La reserva del expediente sigue esa lógica.

Los supuestos son de dos tipos.

• Por la materia. Hay procedimientos en que leyes especiales protegen a las personas involucradas, y esa protección alcanza a lo que se publica. El portal, en la práctica, sigue sin mostrar ciertas materias sensibles. Cuál es exactamente el listado vigente y en qué ley se apoya cada exclusión es algo que conviene verificar caso a caso: ya no existe un catálogo único y cerrado fijado por la Corte Suprema, como llegó a existir en el pasado.
• Por resolución del tribunal. El juez puede disponer la reserva del expediente o de parte de él, con fundamento, cuando lo pida una parte o cuando lo estime necesario. Es una decisión que consta en la propia causa.

La operación concreta de esa reserva en el sistema informático del Poder Judicial está regulada hoy por el Auto Acordado 164-2024, sobre acceso a carpetas electrónicas judiciales, del Pleno de la Corte Suprema, vigente desde el 1 de enero de 2025. Reemplazó íntegramente al acuerdo anterior. Antes de invocarlo en un escrito conviene revisar su texto vigente: esta es una materia que se ha modificado más de una vez.

3Por qué el portal público no la muestra

Desde la Ley N.º 20.886, sobre tramitación digital de los procedimientos judiciales, el expediente dejó de ser papel y pasó a ser una carpeta electrónica. Esa carpeta se forma con los escritos, documentos, resoluciones, actas de audiencia y demás actuaciones del juicio, y queda disponible en el portal de internet del Poder Judicial, salvo que la ley disponga lo contrario o el tribunal restrinja su publicidad.

De ahí sale la diferencia entre los dos accesos que conviven hoy en el mismo sitio.

Consulta pública de causas

Abierta a cualquiera, sin identificación. Muestra lo que el sistema publica para el público general. Una causa reservada no aparece ahí, o aparece sin su contenido.

Oficina Judicial Virtual

Requiere identificarse con Clave Única o con la clave del Poder Judicial. Muestra, entre otras cosas, las causas en que la persona identificada interviene. Ahí sí se ve el expediente reservado, para quien tiene derecho a verlo.

Dicho de otro modo: la reserva no oculta la causa del expediente electrónico, la oculta de la vitrina. El expediente sigue completo del otro lado de la identificación.

4Qué implica para el seguimiento

Para un área legal o un estudio, la consecuencia práctica es un punto ciego con forma de cartera. El seguimiento habitual descansa en lo que el tribunal publica: se revisa el estado diario, se miran los movimientos nuevos, se anotan las audiencias. Todo eso funciona mientras la causa sea visible.

Cuando no lo es, cambian tres cosas.

1. 1.El expediente deja de actualizarse solo. Los movimientos nuevos existen, pero nadie fuera de la causa se entera de que ocurrieron.
2. 2.Los plazos siguen corriendo. La reserva es de publicidad, no de procedimiento. El plazo del artículo 435 del Código del Trabajo se extingue igual, se haya visto o no la resolución que lo hizo nacer.
3. 3.La cartera queda desalineada. Un reporte de exposición construido con lo público subestima el total, y no avisa que lo hace. Es peor que un dato faltante: es un dato que parece completo.

Esto se nota sobre todo en carteras mixtas, donde la mayoría de las causas es visible y unas pocas no. Nadie sospecha del reporte porque casi todo cuadra.

5Cómo se accede legítimamente

Hay un solo camino correcto y es el obvio: lo mira quien tiene derecho a mirarlo.

El abogado que consta como parte, o que tiene patrocinio y poder en la causa, entra a la Oficina Judicial Virtual con su propia identificación —Clave Única o clave del Poder Judicial— y accede al expediente completo, incluidas las causas reservadas en que interviene. No es un permiso especial ni un trámite: es el acceso que le corresponde por ser parte del juicio.

Vale la pena subrayar tres límites de ese acceso, porque se confunden.

• Está atado a la persona, no a la organización. La clave identifica a un abogado determinado. Si ese abogado no está en la causa, no verá la causa, aunque su estudio sí esté.
• No es una llave universal. Da acceso a las causas propias, no al conjunto de causas reservadas del sistema.
• No se comparte. Una clave prestada no amplía el acceso: lo traslada a alguien que no lo tiene, y hace responsable al titular de lo que se haga con ella.

De ahí que cualquier herramienta que ayude con esto tenga un límite claro. Puede automatizar el trabajo repetitivo de ir a buscar el expediente, pero el acceso tiene que seguir siendo el del abogado que efectivamente interviene en la causa. No hay atajo técnico que reemplace esa condición, y quien lo ofrezca está ofreciendo otra cosa.

6Lo que ese acceso no autoriza

Acceder legítimamente a un expediente reservado no convierte su contenido en información pública. La reserva protege a las personas de la causa, no al tribunal, y se mantiene después de la descarga.

En términos operativos, eso significa que los documentos de una causa reservada se tratan como datos sensibles: acceso acotado a quienes trabajan en esa causa, trazabilidad de quién los abrió, y ninguna reutilización fuera del encargo profesional. Es la misma disciplina que ya se aplica a un peritaje médico o a una declaración de una víctima, solo que ahora el archivo está en una carpeta compartida y es más fácil de mover.

7Cierre

La causa reservada no es un problema tecnológico. Es una decisión deliberada del sistema judicial de proteger cierta información, y está bien que exista. El problema es de gestión: quien lleva una cartera necesita saber que esas causas están ahí, que avanzan, y que su seguimiento requiere un camino distinto al del resto.

En Motex ese camino existe y es explícito. El abogado registra una vez su propia clave del Poder Judicial y, con ella, la plataforma trae el expediente de las causas reservadas en las que él interviene. La contraseña no queda guardada en Motex. Y el alcance es exactamente el que tiene el abogado: ni una causa más.